Meine Entscheidung für die Cloud
Cloud-Computing ist inzwischen fast selbstverständlich. Privat nutzt fast jeder Internetbenutzer die Cloud, z. B. für seine E-Mails oder Online-Banking. Viele Cloud-Produkte haben den Charme, dass man lediglich einen aktuellen Web-Browser und Zugangsdaten benötigt, um auf eine Lösung zugreifen zu können. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich nicht mehr um Betrieb, Datensicherung und Updates kümmern muss. Das macht der Cloud-Anbieter. Auch wenn die Popularität von Cloud-Lösungen in den letzten Monaten aufgrund der Aktivitäten der Geheimdienste einen Dämpfer erhalten haben: ich persönlich habe das subjektive Empfinden, dass meine Daten in der Cloud sicherer aufgehoben sind, als auf der Festplatte auf meinem privaten PC oder Server. Denn wenn die eigene Datensicherung nicht aktuell ist und mir mein Notebook runter fällt, könnten die Daten weg sein. Außerdem sind Cloud-Lösungen auch von den Kosten interessant. Man zahlt in der Regel monatliche Nutzungsentgelte. Hohe Investitionen und der Kauf von Softwarelizenzen, die dann irgendwann wieder etwas für ein Update kosten, gibt es nicht.
Natürlich stelle ich mir auch die Frage, ob meine Daten in der Cloud auch sicher sind. Darauf gehe ich am Ende dieses Artikels ein.
Projekte mit der Cloud
Einmal in der Cloud, bieten sich viele Möglichkeiten. So kann man Inhalte gezielt auch für andere freigeben. Genau diese Möglichkeit nutze ich für Projektseiten. Hier liegen zentral alle Informationen zu einem Projekt: Dokumente, Gesprächsprotokolle, Projektpläne, Aufgaben. Dadurch, dass alle Projektmitglieder Zugriff auf diese zentralen Informationen haben, sind alle auf dem gleichen Stand. Das Rumschicken von Dokumenten entfällt.
Erstmaliger Zugriff auf eine Projektseite
Um auf eine Projektseite zugreifen zu können, benötigt man zunächst eine Einladung und Zugangsdaten. Bei den Zugangsdaten geht Microsoft einen etwas anderen Weg. Nicht der Inhaber der Projektseite stellt die Zugangsdaten aus – also Benutzername und Passwort für die erste Anmeldung – sondern Anwender legen sich zunächst ein Konto an und erhalten dann die Einladung, dieses Konto mit der Projektseite zu nutzen. Das hat mehrere Vorteile. So braucht man sich als Anwender nicht viele verschiedenen Zugangsdaten zu merken, sondern hat ein Konto, dass man dann in der Microsoft-Welt für verschiedene Inhalte nutzen kann, z. B, auch für seinen Windows 8/10-PC, sein Windows Phone, seine X-Box oder was sonst noch künftig an Services kommen wird.
Microsoft Konto vs. Organisationskonto
Vor dem ersten Zugriff auf die Projektseite braucht man also zunächst ein Konto. Hier bietet Microsoft zwei verschiedene Typen von Konten an – und tut sich meiner Meinung nach damit keinen Gefallen, weil dies sehr verwirren kann:
- Microsoft Konto
- Organisationskonto
Hier können Sie dann ein Microsoft-Konto anlegen. Dazu erhalten Sie ein Konto mit der Adresse @outlook.com oder @outlook.de. Alternativ können Sie eine bestehende E-Mail Adresse als Identifikation für das Konto verwenden. Auch wenn sich hier die geschäftliche Mailadresse anbieten würde, empfehle ich, ein privates Konto für das Microsoft-Konto zu nutzen. Schließlich möchte man z. B. seine Xbox auch noch nutzen können, wenn man mal den Arbeitgeber wechseln sollte. Und das Microsoft-Konto hat hier eher den Gedanken eines Reisepasses.
Bei der Registrierung werden Sie unter anderem nach einer Handynummer und einer alternativen E-Mail Adresse gefragt. Microsoft nutzt diese zur Absicherung Ihres Kontos. Gelegentlich werden Sie bei einer Anmeldung zu einem Microsoft-Dienst darum gebeten, einen Code einzugeben, der Ihnen als SMS oder per E-Mail zugesandt wurde. So realisiert Microsoft eine sogenannte zwei-Faktor-Authentifizierung, die die Sicherheit Ihres Kontos erhöht. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, bei der Registrierung auch eine private E-Mail Adresse und private Handynummer anzugeben, so dass Sie auf Ihr Microsoft-Konto auch im Falle eines Wechsels des Arbeitgebers Zugriff behalten.
E-Mail Einladung zur Projektseite
Nachdem entweder ein Microsoft-Konto oder ein Organisationskonto eingerichtet wurde, kann man nun den Zugriff auf die Projektseite angehen. Hierzu erhält man per E-Mail – in der Regel an die Firmenmailadresse – eine Einladung. Die E-Mail wird vom Absender versandt. Hier sollte man also sicherstellen, dass der eigene Spamfilter diesen Absender auch nicht blockiert.
Die Einladung per E-Mail sieht z. B. so aus:
Klickt man dann auf den Link in der Mail, so ruft der Webbrowser die Login-Seite von SharePoint Online auf, einem Dienst von Office 365:
Hier wählt man jetzt, je nachdem was zuvor eingerichtet wurde, das Microsoft-Konto oder Organisationkonto aus. Wer bislang noch kein Microsoft-Konto anglegt hat, kann dies hier auch noch tun (unterer Pfeil in der Abbildung).
Im nachfolgenden Dialog meldet man sich dann mit seinen entsprechenden Zugangsdaten an. In diesem Moment, bei der ersten Anmeldung, wird dann Ihr Windows- bzw. Organisationskonto mit der E-Mailadresse verknüpft, für die Sie die Einladung erhalten haben. Innerhalb der Projektseite sind sie also für andere z. B. und auch alle E-Mails, die durch die Projektseite verschickt werden, gehen an diese E-Mailadresse, Ihr Zugang auf die Projektseite erfolgt aber über .
Erneuter Besuch der Projektseite
Für den zweiten Besuch der Projektseite hat Microsoft für Anwender eine unscheinbare Hürde aufgebaut, die den Anwender schon mal verzweifeln lassen kann. Denn natürlich muss man sich bei dem Zugriff auf die Seite erneut mit seinen Zugangsdaten anmelden. Dazu erhält man folgende Seite:
Wer hier versucht sich mit seinem Microsoft-Konto z. B. anzumelden, verzweifelt, denn auch wenn man seine Benutzer-ID und sein Passwort korrekt eingibt, wird der Zugriff verweigert. Die Ursache: Microsoft kennt zwei verschiedene Typen von Benutzerkonten: ein Organisationskonto und das Microsoft-Konto. Die Standardseite geht davon aus, dass man sich mit einem Organisationskonto anmelden möchte, tatsächlich möchten Sie sich aber mit einem Microsoft-Konto anmelden. Das geht auch, nur versteckt sich der Hinweis klein als Link am Ende der Seite. Klicken Sie diesen, kommen Sie zu einer Seite, die fast identisch aussieht – nur jetzt werden Ihre Zugangsdaten akzeptiert. Das Ganze ist unglücklich – wie ich finde – und ich frage mich, warum Microsoft den Anwender hier so verwirrt anstatt ihn auch hier zuerst auswählen zu lassen, mit welchem Konto er sich anmelden möchte.
Ja ist das denn auch sicher?
Gerade die Enthüllungen zur NSA verunsichern natürlich, was die Verwendung der Cloud betrifft. Auch ich werde darauf immer wieder angesprochen. Natürlich ist es eine persönliche Abwägung, wo man die Daten für sicherer aufgehoben hält. Der eigene Server unter dem Schreibtisch oder gar lokal oder auf einem USB-Stick gespeicherte Daten sind keinesfalls sicher.Sicher bedeutet für mich, dass nur berechtigte Personen auf die Daten Zugriff haben, diese aber auch sicher vor Verlust oder Zerstörung sind. Und es bedeutet auch, dass die Daten verfügbar sind, wenn ich sie benötige.
Außerdem gilt es rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen, insbesondere wenn auch personenbezogene Daten mit ins Spiel kommen. § 4B BDSG schreibt nämlich vor, an wen (also auch an welchen Provider) personenbezogene Daten übermittelt werden dürfen. Und da scheiden für Unternehmen, die eben dem BDSG unterliegen, populäre Clouddienste wie Google und Dropbox zum gegenwärtigen Zeitpunkt – zumindest nach meinem Verständnis – aus.
Microsoft hat hingegen mehrfach erklärt, dass die Speicherung von Daten im Rahmen von Office 365 konform zum europäischen Datenschutzrecht ist. Daten von Anwendern, die in Deutschland registriert wurden, werden nämlich auf Servern in Amsterdam und Dublin gespeichert. Diese Rechenzentren sind außerdem nach der Datensicherheitsnorm ISO 27001 zertifiziert. Im Office 365 Trustcenter informiert Microsoft ausführlich.
Edit Juni 2018: Die Speicherung von personenbezogenen Daten auf Sharepoint Online erfolgt auch DSGVO-konform. In meiner aktuellen Datenschutzerklärung weise ich unter 9. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Sharepoint Online darauf hin.
Dann bleibt noch die Sorge: komme ich auch an die Daten in der Cloud, wenn es mal Probleme gibt? Hier zählt für manche Unternehmer, dass sie auf dein eigenen IT-Leiter eben einen direkteren Zugriff haben, als auf einen Clouddienstleister. Das trifft zum Teil zu. Andererseits können sich die meisten Unternehmen nur selten Spezialisten leisten, die man bei größeren IT-Problemen benötigt. Große Cloudanbieter haben jedoch solche Spezialisten, die dann auch kurzfristig für eine Lösung sorgen. Außerdem bestehen Ausfallkonzepte, die auch immer wieder geprobt werden. Für Microsoft Office 365 hat für mich dann noch ein logischer Punkt gesprochen: wer kann weiterhelfen, wenn ich mit Office, Exchange oder Sharepoint Probleme habe, wenn nicht Microoft selbst? Meine Erfahrungen mit dem Office 365 Support von Microsoft waren außerdem bisher positiv: bei Anfragen hat sich ein Support-Ingenieur bisher rund um die Uhr innerhalb von 15 Minuten telefonisch gemeldet. Eine Lösung wurde dann schnell gefunden.
Fragen zu Cloud-Computing, Office 365, meinen Projektseiten oder der Anmeldung gerne hier per Kommentar oder privat per E-Mail oder Telefon. Und vielleicht erfahren Sie dann durch die Nutzung der Projektseiten hier, dass Cloud-Computing auch für Ihr Unternehmen interessant sein könnte, um beispielsweise effizienter in Projekten zusammenzuarbeiten.